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FAQ

Vous trouvez ici les questions/réponses concernant les stages : les modalités de création d’une convention, la gratification ou encore l’évaluation.

Comment obtenir une convention de stage?

Vous devez créer votre convention de stage puis l’imprimer grâce à votre Espace Numérique de Travail (ENT).

Chemin d’accès : ENT > Orientation Stages Insertion > Stages : conventions

Voici la procédure de saisie : procédure de saisie des conventions de stages

Identifiez les informations nécessaires pour la création de votre convention via ce formulaire

Les stages optionnels doivent faire l’objet d’une demande préalable

Contact : suio-ip-stage@univ-rennes2.fr

Que faire de ma convention de stage une fois imprimée ?

La convention imprimée en trois exemplaires doit nous parvenir au moins 8 jours avant le début du stage avec les signatures originales suivantes :

– vous (l’étudiant),

– votre enseignant tuteur (impérativement un enseignant de votre filière d’inscription),

– votre structure d’accueil : tuteur professionnel et représentant légal de la structure,

Lorsque votre dossier est signé par toutes les parties ci-dessus, vous pouvez le déposer au Secrétariat des stages du  SUIO-IP Pôle stage emploi entreprises (Pôle Numérique T315) accompagné des pièces justificatives.

Merci de ne pas solliciter la Présidente directement.

Si vous ne pouvez pas vous déplacer, vous pouvez envoyer votre dossier par voie postale à l’adresse :

Université Rennes 2
SUIO IP – Secrétariat des stages T315
Place du Recteur Henri Le Moal
CS 24307 – 35043 Rennes Cedex

Quelles sont les pièces justificatives ?

Quelles sont les pièces justificatives demandées ?

Il faudra joindre à vos conventions les pièces justificatives suivantes :

  • photocopie de la carte vitale et/ou l’attestation de droits en cours de validité (téléchargeable via votre compte sur ameli.fr),
  • attestation de responsabilité civile scolaire ou extra-scolaire ou vie privée
  • une enveloppe timbrée grand format A4 affranchie à 100 g à l’adresse de l’étudiant

Qu’est ce qu’une responsabilité civile et où la trouver ?

Une responsabilité civile permet de se substituer au responsable d’un dommage corporel, matériel, ou financier causé à autrui dans le cadre de votre vie privée ou de votre activité professionnelle. En somme, cette assurance versera une indemnité pour les dommages causés accidentellement.

Pour obtenir votre attestation d’assurance responsabilité civile il faut vous diriger vers votre assurance ( personnelle, parentale, étudiante…).

Pour être valable, elle doit comporter la mention « vie privée », « extra scolaire » ou « stage en études supérieures » en vigueur durant le stage.

Je ne trouve pas le N° SIRET de ma structure d’accueil

Qu’est ce qu’un numéro SIRET ?

Le SIRET (Système d’Identification du Répertoire des ETablissements) est un numéro à 14 chiffres qui permet d’identifier un établissement basé en France métropolitaine.

 Comment trouver le numéro SIRET d’une structure ?

Pour trouver le numéro SIRET de votre structure d’accueil vous pouvez :

J’ai le bon numéro SIRET, mais l’établissement associé à ce N° n’est pas le bon. Que puis-je faire ?

  • Pour tout problème,lorsque vous êtes sur l’application Stage, cliquez sur le lien vert « signaler un problème » afin de créer un ticket.

Mon établissement d’accueil est à l’étranger

  • Après avoir renseigné le nom de la structure d’accueil et son adresse, indiquez le pays, l’activité de la structure et laissez les champs SIRET et APE vides pour passer à l’étape suivante de création de votre convention de stage.

Attention : si votre stage se déroule à l’étranger, assurez vous qu’il ne s’agit pas d’une destination à risque (consultez le site des affaires étrangères, rubrique « conseils aux voyageurs »). Nous vous conseillons également de contacter votre centre de sécurité sociale avant votre départ.

J’ai un problème avec le code NAF demandé

Qu’est ce que le code NAF/APE ?

La Nomenclature des Activités Françaises permet d’identifier l’activité principale exercée par un établissement. Le code NAF (4 chiffres + 1 lettre) a remplacé l’ancien code APE (3 chiffres + 1 lettre).

Que faire si mon code NAF est invalide?

  • Vérifiez que vous n’avez pas laissé un espace avant ou après le code NAF
  • Vérifiez que votre code NAF est noté sous le format 4 chiffres + 1 lettre ou 2 chiffres + 1 point + 2 chiffres + 1 lettre

Que faire si mon code NAF n’existe pas dans la nomenclature officielle ?

Pour vérifier si votre code NAF existe dans la nomenclature officielle de l’INSEE, nous vous invitons à consulter le site de l’INSEE

Comment trouver le code NAF d’une structure d’accueil ?

Pour trouver le code NAF de votre structure d’accueil vous pouvez :

J’ai un problème avec mon établissement d’accueil

Lorsque je recherche mon établissement d’accueil, l’application informatique indique « aucun établissement ne correspond à votre recherche ». Que puis-je faire ?

Si l’application vous informe qu’aucun établissement ne correspond à vos critères vous pouvez :

  • Faire une nouvelle recherche de votre établissement d’accueil :
    • uniquement à partir de son numéro SIRET
    • à partir d’un « mot clé »
    • uniquement à partir du département
  • Créer votre établissement en sélectionnant l’onglet en bas droite «créez-le».

Je m’interroge sur la période de stage et le temps de présence

Qu’est ce que la période de stage ?

Ce sont les dates de début, de fin et d’interruption éventuelle du stage portées sur la convention qui définissent la période du stage. Les stages doivent se dérouler dans le cadre de l’année universitaire. Ils doivent ainsi commencer et finir sur cette même année universitaire, telle qu’elle a été bornée par un arrêté du Président de l’université.

Faut-il préciser le temps de travail ?

Il est obligatoire de signaler sur la convention votre temps de présence dans la structure d’accueil :
– 100 % pour un stage à temps plein, soit 35 heures hebdomadaire du lundi au vendredi
– Moins de 100 % pour un stage à temps partiel
– Un jour sur deux ou sur trois par exemple en alternance
Si votre stage est à temps partiel ou en alternance, les conditions (nombre de jours et horaires) sont portées sur la convention de stage avec le plus grand soin.

Si votre période de stage comprend le samedi, le dimanche, le travail de nuit ou les jours fériés, vous devez obligatoirement le préciser dans la rubrique «divers».

Que dois-je faire si ma période de stage et/ou mon temps de présence sont modifiés au cours du stage ?

Si votre période de stage ou votre temps de présence dans l’organisme changent par rapport à la convention de stage initiale alors vous devez impérativement créer un avenant de modification de la période de stage.

Lorsque le stage est en alternance, faut-il indiquer les semaines de présence dans la structure ?

  • Si le stage alterné est à temps partiel (ex: 2 jours par semaine) il n’est pas nécessaire de préciser les semaines de présence dans la structure.
  • Si le stage alterné est à temps complet il est nécessaire d’indiquer dans le commentaire sur le temps de travail les semaines de stage et de joindre un planning.

Quelle est la durée de stage minimale / maximale ?

Les stages obligatoires ont une durée minimale imposée définie par votre maquette de diplôme. Pour cela, nous vous invitons à contacter le secrétariat de votre département ou votre tuteur enseignant pour connaître la durée minimum demandée par votre formation.

Les stages optionnels n’ont pas de durée minimale.

Les stages ont une durée maximale imposée de 924 heures soit 6 mois à temps complet pour une même structure et une même année universitaire.

1 jour = 7 heures

1 mois = 22 jours ou 154 heures

2 mois = 44 jours ou 308 heures

6 mois = 132 jours ou 924 heures

  • En France : 35h hebdomadaire pour un temps complet avec un maximum de 48 heures sur une semaine ou 44heures par semaine sur une période de 12 semaines.
  • A l’étranger: En fonction de la législation du pays.

Je m’informe sur la gratification de stage

La LOI n°2014-788 du 10 juillet 2014 complétée par le Décret n° 2014-1420 du 27 novembre 2014 établissent les règles concernant la gratification des stagiaires :

Pour un étudiant inscrit en formation initiale lorsque la durée d’un stage est supérieure à 308 heures (deux mois consécutifs ou non) pour une même structure et pour une même année universitaire  le ou les stages font l’objet d’une gratification dont le montant peut être fixé par convention de branche ou par accord professionnel étendu.

La gratification dépend de la durée effective du stage, son évolution d’un mois à l’autre dépendra donc du nombre d’heures de stage réalisées dans le mois.
Calcul du montant horaire de la gratification

Depuis le 1er septembre 2015, le montant horaire de cette gratification est fixé à 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale. A compter du 1er janvier 2023 le plafond horaire de la sécurité Sociale a été revalorisé à 27 euros.

La gratification passe donc à 4.05 euros de l’heure de stage

Le site service-public publie met en ligne un outil de simulation pour calculer la gratification des stagiaires :
http://www.service-public.fr/simulateur/calcul/gratification-stagiaire

Quelles sont les modalités de gratification ?

La gratification est due au stagiaire à compter du premier jour du premier mois de stage, elle est versée mensuellement et proratisée en fonction de la durée du stage effectuée.
La gratification correspond au versement d’une somme d’argent.

La gratification des étudiants relevant de l’article L. 4153-1 du code du travail ou de la formation professionnelle tout au long de la vie est-elle obligatoire ?

Non, la gratification des étudiants en formation continue n’est pas obligatoire et est même interdite dans un organisme de droit public.

 

Avenant de modification de stage

Quand éditer un avenant ?

Toute modification qui a lieu au cours du stage doit faire l’objet d’un avenant modifiant la convention de stage initiale.

Exemples de modifications possibles :

  • Période de stage
  • Déplacements imprévus
  • Absence ou interruption non déclarée dans la convention de stage
  • Changement de tuteur (professionnel et/ou pédagogique)

Comment éditer un avenant ?

Attention, toute création d’un avenant de modification suppose que les conventions de stage initiales soient préalablement validées par le secrétariat des stages du Pôle stage emploi entreprises (SUIO IP).

Pour éditer un avenant de modification de stage, il faut :

  1. Se connecter sous l’ENT -> Orientation – Stages – Insertion -> conventions
  2. Cliquer sur « Visualiser mes conventions de stages »
  3. Cliquer sur l’onglet « Avenant »
  4. Créer l’avenant (motifs, nouvelles dates de stage, nombre d’heures supplémentaires…)
  5. Imprimer et faire signer les 3 exemplaires avec des signatures originales : étudiant, enseignant tuteur, structure d’accueil et enfin université.

Mon stage est prolongé, que se passe t-il pour la gratification ?

En cas de prolongation du stage initial pour une durée totale supérieure à 308 heures, la gratification du stagiaire devient obligatoire. La gratification est mensuelle et un rattrapage des sommes non acquittées pour la période écoulée devra être effectué dès la fin du 2ème mois.

Références juridiques s’appliquant aux stages

Evaluation du stage

La loi n°2014-788 du 10 juillet 2014 sur le développement et l’encadrement des stages a conduit le Pôle Stage Emploi Entreprises de l’université Rennes 2 a mettre en place trois questionnaires d’évaluation des stages :

  • le premier, à destination des tuteurs d’entreprise permettant d’évaluer les activités et compétences de leur stagiaire (format pdf)
  • le second, à destination des stagiaires afin de recueillir leur appréciation sur leur stage (format pdf)
  • le troisième, à destination des tuteurs pédagogiques afin d’apporter leur appréciation concernant l’étudiant.e encadrée.e (format pdf)